Personvernerklæring for jobbkandidater

INFORMASJON OM SEARCH HOUSE SIN BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER OM JOBBKANDIDATER:

Vi i Search House ivaretar personvernet til de jobbkandidatene som registrerer seg hos oss for det formålet å sysselsettes. I dette dokumentet gir vi en orientering om når, hvorfor og hvordan vi behandler personopplysninger om jobbkandidater. Vi informerer også om hvilke rettigheter du som jobbkandidat har i tilknytning til dette. 

 

1. HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysningene om jobbkandidater vil primært bli benyttet til å besvare på jobbkandidaten sin anmodning om å sysselsettes, enten når kandidaten lagrer sin CV i vår database for å bli kontaktet og vurdert ved senere jobbanledninger eller når kandidaten søker på en spesifikk stilling. 

Dette innebærer at vi kan bruke personopplysningene til å sende ut informasjon om relevante stillinger til kandidaten både når den er på aktivt jobbsøk eller ikke. 

Vi kan også bruke personopplysningene til å undersøke kandidatens tilfredshet ved å være part i våre rekrutteringsprosesser.

 

2. HVILKE PERSONOPPLYSNINGER BEHANDLER VI? 

For de formål slik beskrevet i punkt 1 ovenfor, behandler vi kun generelle personopplysninger om jobbkandidatene slik som navn, adresse, telefonnummer, nasjonalitet, e-post, fødselsdato, CV med erfaring, kurs og utdanning, vitnemål, osv.

Vi behandler i utgangspunktet ingen sensitive personopplysninger om jobbkandidatene.

 

3. HVORDAN SAMLER VI INN DINE PERSONOPPLYSNINGER? 

Kilden til opplysningene vi har om jobbkandidatene vil normalt være kandidaten selv som gir opplysninger ved registrering på nettet eller ved personlig kontakt.  

I noen tilfeller vil våre klienter sende oss personopplysninger om jobbkandidater som de selv har vært i kontakt med. Når vi bistår klientene våre i denne sluttvurderingsprosessen, er vi å anse som databehandler etter personvernforordningen 2016/679 artikkel 4 (8). 

 

4. HVA ER DET RETTSLIGE GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER? 

Når kandidaten selv registrerer sin CV eller tar kontakt med oss for det formålet å bli kontaktet per telefon eller e-post og vurdert ved senere jobbanledninger, har vi i Search House en berettiget interesse i å behandle kandidatens personopplysninger.

Når kandidaten selv søker på en stilling via «ledige stillinger» på Search House sin nettside, er behandlingen av hans eller hennes personopplysninger nødvendig for å besvare kandidatens anmodning om å bli vurdert i rekrutteringsprosessen. 

Vi trenger kun å innhente kandidatens samtykke for annonsering av ledige og relevante stillinger på sosiale medier. 

I de tilfellene der SEARCH HOUSE er databehandler på vegne av sine klienter, jf. punkt 3 ovenfor, behandler vi kandidatens personopplysninger etter nærmere instruks fra våre klienter.

 

5. HVEM HAR TILGANG TIL DINE PERSONOPPLYSNINGER HOS OSS?

Vi vil begrense tilgangen til personopplysningene om jobbkandidater til de personer i Search House som har behov for slik tilgang ut fra de formål som er nevnt under punkt 1 ovenfor. 

For å kunne gjennomføre oppdraget på jobbkandidatens anmodning, må vi også kunne sende personopplysninger til våre klienter (arbeidsgivere) som har beslutningsmakten i rekrutteringsprosessen. Etter å ha mottatt jobbkandidatens personopplysninger, er klientene våre selv behandlingsansvarlige for viderebehandling av dine personopplysninger etter deres egne formål og midler. 

Vi kan også dele disse opplysningene med vår databehandler og andre samarbeidspartnere, og ved særskilt behov også våre rådgivere, revisorer, advokater, IT-konsulenter og andre. Vi vil i slike tilfeller påse at alle opplysninger blir behandlet fullt ut i samsvar med formålet og at vår databehandler påtar seg ansvar for å ivareta informasjonssikkerhet i samsvar med de krav og regler som til enhver tid gjelder.

 

6. HVEM UTLEVERER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER TIL? 

Som nevnt i punkt 5 ovenfor, sender vi dine personopplysninger til våre klienter som, når relevant, vil vurdere deg som potentiel arbeidstaker.

Vi vil også kunne benytte databehandler som bistår oss med behandlingen av personopplysningene om jobbkandidatene. Dette vil typisk være leverandører av lagringstjenester. Vi i Search House bruker rekrutteringssystemet fra WebCruiter AS og CRM-systemet Super Office. 

 

7. HVORDAN OG HVOR LENGE LAGRER VI DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Personopplysninger om jobbkandidatene skal kun oppbevares så lenge det er behov for ut fra formålet med behandlingen, og skal deretter slettes. Dette betyr at når jobbkandidaten er sysselsatt, skal hans eller hennes personopplysninger slettes umiddelbart. 

Det er jobbkandidaten selv som bestemmer hvor lenge hans eller hennes personopplysninger skal oppbevares frem til at han eller hun er sysselsatt. Med andre ord betyr dette at jobbkandidaten når som helst kan trekke sitt samtykke til lagring av sine personopplysninger tilbake. 

Siden vi i Search House er et rekrutteringsselskap, vurderer vi det slik at det vil være aktuelt å lagre jobbkandidatens personopplysninger opptil 12 måneder etter at en stilling er besatt for det formålet å vurdere kandidatens relevans for senere lignende stillinger. Dersom vi ikke hører fra jobbkandidaten etter utløpet av disse 12 månedene, skal personopplysninger slettes, med mindre jobbkandidaten har gitt sitt samtykke til lengre oppbevaring.

Når kandidaten registrerer sin CV i vår database uten å søke på en spesifikk stilling, vil hans eller hennes personopplysninger lagres for en begrenset periode på 12 måneder eller inntil kandidaten er sysselsatt, med mindre kandidaten gir oss sitt samtykke til lengre oppbevaring. 

Personopplysninger vi samler inn i forbindelse med bruk av våre tjenester, lagres hovedsakelig elektronisk med datasikkerhet i lokale IT. For de papirbaserte personopplysningene lagres disse i låsbare skap som bare de som trenger tilgang til dem for å utføre sine arbeidsoppgaver, har tilgang til. Arkivskapene plasseres i arkiv på kontorer som holdes låst utenom ordinær arbeidstid.

 

8. HVORDAN HÅNDTERER VI DINE HENVENDELSER

Vi vil kunne sende forskjellige typer henvendelser til deg som jobbkandidat så lenge vi gjennomfører tiltak på din anmodning.

 

9. INFORMASJONSKAPSLER

Webcruiter er løsningen vi bruker for å registrere stillingssøknader, og Webcruiter bruker andre innstillinger for personvern og informasjonskapsler enn nettsiden vår. Klikk her for å justere dine personverninnstillinger hos Webcruiter.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på datamaskinen din når du besøker vår nettside. Dette gjør at nettsiden kan huske handlingene eller preferansene dine over tid, samt huske din innlogging. 

 

10. HVILKE INFORMASJONSKRAV HAR DU?

Du som jobbkandidat skal informeres om behandlingen av personopplysninger som vedrører deg. Dette skrivet skal derfor være tilgjengelig på vår nettside, og det skal vises til dette med innlagt lenke på de sider der du kan registrere opplysninger om deg selv. For jobbkandidater som er i kontakt med oss på annen måte, skal det gjøres oppmerksom at denne informasjonen er tilgjengelig når opplysningene samles inn fra dem.

Som registrerte har du rett til:

• å få innsyn i de personopplysningene som vi behandler om deg men aldri på en slik måte som vil innskrenke andres rettigheter og plikter,
• å kreve at feilaktige, unødvendige, mangelfulle eller utdaterte personopplysninger rettes eller fjernes,
• å protestere mot behandlingen fra direkte markedsføring, samt vite om eventuell profilering,
• å trekke tilbake eventuelle samtykker til å behandle de personopplysningene som du har gitt oss,
• å motta de personopplysningene om deg selv som du har gitt oss og overføre dem til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet),
• å kontakte oss hvis du har innspill eller spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger,
• å klage til Datatilsynet direkte dersom du anser at behandlingen av dine personopplysninger er i strid med gjeldende lovverk. 

 

11. HVORDAN SIKRER VI BEHANDLINGEN AV DINE PERSONOPPLYSNINGER?

Vi har etablert rutiner og tiltak på ulike nivåer for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til personopplysningene dine og at all behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende lovverk. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger, tekniske systemer og fysiske prosedyrer for å ivareta informasjonssikkerhet og rutiner for å verifisere innsyns- og rettingsforespørsler. Nærmere opplysninger om disse risikovurderingene og sikkerhetstiltakene kan fås ved henvendelse til oss.

12. HVORDAN KAN DU KONTAKTE OSS?

Jobbkandidater som har spørsmål eller krav forbundet med vår behandling av personopplysninger, kan kontakte oss via: post@searchhouse.no

 

Sted: Trondheim Dato: 7.2.2023